Hnědá obálka, která požaduje po freelancerovi úhradu faktur, jež stále leží zaprášené v klientově e-mailu. Někteří to označují za přehledné účetnictví, jiní za trest za to, že je někdo malý a čestný. Vše působí převráceně.
Seděla u kuchyňského stolu, otevřený notebook, v konvici bublalo a kurzor blikající v tabulce, která na oplátku neodpovídala. Jeden e-mail od banky, další od HMRC. Předmět zanícený oficiální zprávou: výpočet daně. Klikla. Mezi řádky stát rozhodl, že příjem znamená „dodaná práce“, nikoliv „peníze přijaté“.
Zašeptala slova, jako by ochutnávala něco hořkého: „Platím daň z práce, za kterou jsem nikdy nedostala zaplaceno.“ V místnosti zavládlo ticho. Venku projel zvonící kolo. Někde v účetním systému to všechno dávalo smysl. Klient přestal odpovídat. Co se považuje za příjem, když žádné peníze nepřišly?
Účet za práci, která nikdy neplatila
Pravda často nepasuje na pohlednici. Freelanceři jsou zdaněni zisku, jenž ovlivňuje účetní metoda. Na akruální bázi přichází příjem okamžikem vystavení faktury. Na peněžním základu je to moment, kdy peníze skutečně přistanou na účtu. Stejný projekt, dvě interpretace. Jedna z nich může působit jako past.
Uveďme příklad: Maya, designérka z Londýna, dokončila expresní zakázku v březnu. Fakturu zaslala s 30denní splatností, připomínky posílala třikrát, pak finální výzvu. Léto uplynulo. Stále nic. V lednu její daňové přiznání zahrnovalo fakturu, kterou mohla doložit, nikoli peníze, jež měla v ruce. „Platím státu za klienta, který mě ignoruje,“ sdělila. Matematika byla korektní, ale pocit nikoliv.
Právě zde narazí šok na pravidla. Podle peněžního základu si mnoho živnostníků může vyhnout danění peněz, které nikdy neobdrželi. Na akruální bázi se příjem eviduje ve chvíli, kdy je vydělán, nikoli kdy jsou peníze v bance, přičemž lze uplatnit odepsání konkrétních nedobytných pohledávek. DPH přidává vlastní časovou osu: výstupní DPH se uplatňuje k daňovému okamžiku, s odečtem za špatné dluhy až po dlouhém čekání a řádném odpisu. Spravedlivé? Diskutabilní. Srozumitelné? Naprosto.
Kroky, které chrání hotovost i duševní klid
Začněte tím, že změníte, co můžete, ještě než přijde daňové období. Zkraťte platební lhůty na 7 nebo 14 dní. Přidejte tlačítka pro okamžitou platbu přímo ve fakturách. Vyzývejte k platbě 50 % předem a zbytek vázat na dosažení dílčích milníků, ne na finální „hotovo“. Uveďte sankce za opožděné platby již na první straně a uplatněte je jednou. Vyhraďte si týdenní hodinu na „řízení pohledávek“, ve které aktivně dohánějte a evidujte platby a eskalujte pohledávky. Systematický přístup překoná paniku vždycky.
Časté vlastní chyby vypadají stejně běžně. Odesíláte soubory před tím, než vám dorazí záloha. Posouváte platby o týden, protože klient je vám sympatický. Držíte na 30denních lhůtách u firmy, jež platí za 60 dní. Všichni známe ten pocit, kdy ihned po odeslání posledního díla ho okamžitě litujeme. Pravda je taková: nikdo to nedělá denně. Měňte jeden aspekt po druhém a nechte data, aby vám ukázala směr.
Účetní vás ujistí, že zákon není tak tvrdý, když s ním spolupracujete, ne proti němu. Přepněte na peněžní základ, pokud máte nárok a vyhovuje vašemu stylu. Pokud zůstáváte na akruálním základě, odepište skutečně nesplnitelné pohledávky a pečlivě si dokumentujte snahy o vymáhání. Úleva na DPH z nedobytných pohledávek vyžaduje čas a přesnou administrativu.
„Daňová pravidla mohou působit bezohledně v pozdní pátek večer,“ konstatuje Priya Shah, poradkyně v malé kanceláři. „Ve skutečnosti jsou předvídatelná. Klíčem je nastavit práci tak, aby peníze přišly první.“
- Volte účetní metodu vědomě, ne náhodou.
- Správně odepisujte nevymahatelné faktury; nenechte je hnit.
- Vede si záznamy o připomínkách, finálních výzvách a dokladech o dodání.
- Zaznamenejte do kalendáře datum pro odečet DPH z nedobytných pohledávek pro každou neuhrazenou fakturu.
- Postupujte dál: výpisy, dopisy před soudním krokem, malé žaloby.
Rozhodnutí, které rozděluje gig ekonomiku
Tento problém je stejně tak kulturní jako fiskální. Nedávné přehodnocení pravidel znovu rozdmýchalo starou diskusi: má být freelancer zdaněn z „příjmu“, který existuje pouze jako PDF dokument? Platformy posouvají riziko na níže postavené, klienti využívají měkký úvěr od kreativců a stát operuje podle účetních knih, nikoliv podle pocitů. Pro účetní je to jednoduché, pro lidi složité. Někteří tvrdí, že zátěž by měla spočívat na kupujícím, dokud peníze nepřistanou. Jiní trvají na tom, že dodaná práce představuje vytvořenou hodnotu, podle níž by měla plynout daň. V prostoru mezi těmito postoji se odehrávají všechny noční směny, částečné platby a dotazy „Můžeme zaplatit příští měsíc?“. Právě tam vznikají i zanikají živobytí.
Existuje i tišší příběh. Lidé se učí připočítávat riziko do ceny. Zálohy se stávají normou. Smlouvy jsou sdílnější. Slack skupiny sdílejí šablony i jména pomalých plátců. Mezi tvůrčí činností a administrativou se objevuje světlo. Gig ekonomika nepotřebuje hrdinu, ale postupy, které vydrží, když klient zavře peněženku. Nejde o tvrdost, ale o přežití.
| Hlavní bod | Detail | Užitečnost pro čtenáře |
|---|---|---|
| Vyberte si účetní metodu vědomě | Peněžní základ zdaňuje po zaplacení, akruální po vystavení faktury | Vyhnete se překvapením u nezaplacených zakázek |
| Používejte zálohy a milníky | 50 % platby předem, potom postupná uvolnění spojená s prokázáním | Snižuje riziko finanční ztráty |
| Existuje úleva na nedobytné pohledávky | Správně odpište dluhy; uplatněte daňovou i DPH úlevu, pokud máte nárok | Snižuje daňové zatížení na nevybraných penězích |
Často kladené dotazy:
- Může mě HMRC opravdu zdanit za nezaplacenou fakturu?Ano, pokud používáte akruální účetnictví, příjem se eviduje ve chvíli, kdy je vydělán, nikoliv kdy je přijat. Pokud se dluh později ukáže jako nevymahatelný, můžete jej odepsat a snížit tak daňový základ. Při peněžním základu se daň platí pouze z přijatých peněz.
- Mám přejít na peněžní základ?Mnoho malých živnostníků ho považuje za jednodušší a šetrnější k cash flow, zejména u problémových plátců. Akruální základ je vhodnější pro firmy s skladovým hospodářstvím, složitými projekty nebo plánami na růst. Poradce pomůže oba přístupy porovnat.
- Jak je to s DPH na nezaplacené faktury?DPH je obvykle splatná v daňovém okamžiku, i když klient zaplatí později. Pokud je pohledávka po stanovené době neuhrazená a odepsaná, lze požádat o DPH úlevu. Uchovávejte záznamy o dodání, připomínkách a odpisu dluhu.
- Jak správně odepsat nedobytný dluh?Přestaňte vymáhat, jakmile je recovance nepravděpodobná, přeřaďte fakturu do nákladů a zdokumentujte pokusy o inkaso. Nečekejte nekonečně dlouho. Čistý odpis opraví výsledek hospodaření a umožní získat úlevy.
- Jak získat platbu rychleji, aniž bych poškodil vztah s klientem?Zkraťte platební podmínky, fakturujte hned, používejte platební odkazy, požadujte zálohy a zasílejte přátelské upomínky v pravidelných intervalech. Nabídněte platby kartou nebo bankovní převod okamžitě. Pokud klient neodpovídá, postupujte podle jasného eskalačního plánu, vyhýbejte se emotivním mailům.
